Méně papírování, víc trénování: online registrace a QR platby

Spočítejte si, kolik večerů ročně padne na přepisování papírových přihlášek do tabulky a na dohledávání, kdo zaplatil a kdo ne. Většinu té práce dnes dělat nemusíte. Online registrace a platba přes QR kód přesouvají vyplňování i párování tam, kam patří — na člena nebo rodiče a do jejich mobilu. Vám zbude trénink.

Kolik času sežere papír

Papírová přihláška vypadá nevinně, ale platíte za ni dvakrát. Poprvé, když ji rodič na tatami narychlo vyplní propiskou, vynechá rodné číslo a napíše telefon, který nejde přečíst. Podruhé, když to večer doma luštíte a ručně ťukáte do Excelu. Každý překlep v e-mailu znamená, že potvrzení ani upomínka nedorazí.

Stejný příběh u plateb. Na účet přijde částka, ale variabilní symbol chybí nebo nesedí. Otevřete bankovní výpis, otevřete tabulku členů a párujete řádek po řádku. U dvaceti členů to ujde, u dvou stovek je z toho každý měsíc večerní práce.

Online formulář: vyplní si to sami

Registraci pošlete jako odkaz nebo QR kód — do skupiny rodičů, na web klubu, na leták v šatně. Člen nebo rodič si formulář vyplní sám, na svém telefonu, v klidu doma.

• Méně překlepů. Lidé píší vlastní údaje pozorněji, než když trenér narychlo opisuje cizí rukopis.
• Kompletní data. Co je povinné, to formulář nepustí dál prázdné. Žádné dohánění chybějícího telefonu po týdnu.
• Rychlost. Přihláška dorazí rovnou do systému jako záznam, ne jako papír do šuplíku. Zájemce z náborové akce může být v evidenci dřív, než dojde do šatny.

Vy nepřepisujete nic. Údaje jsou v systému ve chvíli, kdy člověk odešle formulář.

QR platba: načte mobilem, hned vidíte uhrazeno

K platbě příspěvku člen dostane QR kód. Načte ho v bankovní aplikaci, částka i variabilní symbol se předvyplní samy. Platba se v OSS Time napáruje a status u člena se přepne na zaplaceno.

Místo párování výpisu se díváte na barevné statusy: zaplaceno, dochází, po splatnosti.

Komu svítí po splatnosti, tomu pošlete upomínku — také s QR kódem, takže platí na dvě klepnutí. Kdo zaplatí, dostane potvrzení e-mailem automaticky. A když potřebujete čísla do účetnictví, vyexportujete je do Pohody.

Co tím získáte

• Méně administrativy. Vypadne ruční opisování přihlášek i párování plateb.
• Méně chyb. Data zadává ten, kdo je zná, a QR kód je nese bez překlepů.
• Rychlejší nábor. Od „mám zájem" k záznamu v systému vede jeden formulář, ne kolečko papírů.

Čas, který dnes věnujete papírování, je čas, kdy nejste na tatami.

Vyzkoušejte to na vlastním klubu. OSS Time běží první měsíc zdarma a bez zadávání karty — rozešlete rodičům registrační odkaz, nechte první příspěvky doběhnout přes QR a sami uvidíte, kolik večerů vám to vrátí. Nastavení i zaškolení máte v ceně.