Dvě tatami ve dvou městech, dva sešity, dvě tabulky plateb a hlava, která musí oba kluby držet pohromadě. Když oddíl roste do více poboček, nejhorší není víc práce — je to ztráta přehledu o celku.
Oddělené evidence vás brzdí víc, než se zdá
Každá pobočka si vede svoje. Jeden klub má docházku v sešitě, druhý v Excelu, platby řeší e-mailem. Dokud jste byli jeden tým na jednom tatami, fungovalo to. Jakmile máte dvě nebo tři skupiny, narazíte:
- Žádný pohled na celek. Kolik máte dohromady členů? Kdo z nich je po splatnosti napříč pobočkami? Abyste odpověděli, musíte ručně sčítat z několika zdrojů.
- Bolestivé přesuny. Člen se přestěhuje a začne chodit na druhou pobočku. V oddělené evidenci ho zakládáte znovu — historie docházky, plateb i pásků zůstává v té staré.
- Nejednotnost. Každá pobočka eviduje jinak: jiné kolonky, jiná pravidla. Při srovnání to nedává smysl a chyby se hledají těžko.
A pak je tu trenér, který učí v pondělí u vás a ve čtvrtek vede skupinu v sousedním klubu. V oddělených systémech potřebuje dva účty a dvoje přihlášení — a stejně nevidí, co potřebuje.
Jeden účet, víc klubů, data oddělená
Řešení není slévat všechno do jedné hromady. Je to spravovat víc klubů z jednoho místa, ale s daty, která zůstávají oddělená — pobočka A nevidí do pobočky B, dokud nechcete.
V praxi to znamená:
- Správa z jednoho přihlášení. Mezi kluby přepnete na jedno kliknutí. Žádné odhlašování, žádná druhá hesla.
- Trenér ve více klubech bez dalších účtů. Jeden člověk, jeden účet, role trenéra tam, kde učí. Načte čárový kód na členské kartě stejně v obou klubech a hned vidí jméno, stav platby i zbývající vstupy.
- Přehled na obou úrovních. Statistiky docházky, vytíženosti lekcí i vývoje členské základny vidíte za celek i za každou pobočku zvlášť — a tyto přehledy máte zdarma.
Jeden účet OSS Time spravuje až pět vlastních klubů a roli trenéra v dalších. Pro většinu rostoucích oddílů to pokryje i ambiciózní plány na pár let dopředu.
Na co myslet při rozšiřování
Než přidáte druhou pobočku, vyřešte tři věci dopředu, ať se k nim nevracíte:
- Přístupy. Kdo vidí co. Hlavní trenér pobočky nepotřebuje nutně do účetnictví celého oddílu. Role nastavte podle skutečné odpovědnosti, ne paušálně.
- Lišící se ceny. Pobočky mívají jiné příspěvky — jiný nájem tělocvičny, jiná skladba lekcí. Platby a barevné statusy (zaplaceno, dochází, po splatnosti) si proto každý klub drží podle svého a upomínky s QR kódem odcházejí neplatičům v každém zvlášť.
- Vlastní rozvrhy a pásky. Karatisté a judisté mají jiný systém graduace. Každý klub si drží svůj systém pásků na míru, s datem udělení a poznámkou u každého stupně.
Rodič tak vyplní online registraci jednou, přijde na kteroukoli pobočku a karta funguje. Vy máte čistou evidenci a hlavně klid, že vám napříč kluby nic neuniká.
Vedete druhou skupinu na vedlejší koleji, nebo o ní teprve uvažujete? Rozjezd více poboček v OSS Time si osaháte v klidu — první měsíc běží zdarma a bez zadávání karty. Členy naimportujeme z Excelu a zaškolení máte v ceně.
Chcete to vyzkoušet ve svém klubu?
První měsíc zdarma, bez závazků a se zaškolením v ceně.
Vyzkoušet zdarma