Jak vést více poboček nebo klubů z jednoho účtu

Dvě tatami ve dvou městech, dva sešity, dvě tabulky plateb a hlava, která musí oba kluby držet pohromadě. Když oddíl roste do více poboček, nejhorší není víc práce — je to ztráta přehledu o celku.

Oddělené evidence vás brzdí víc, než se zdá

Každá pobočka si vede svoje. Jeden klub má docházku v sešitě, druhý v Excelu, platby řeší e-mailem. Dokud jste byli jeden tým na jednom tatami, fungovalo to. Jakmile máte dvě nebo tři skupiny, narazíte:

• Žádný pohled na celek. Kolik máte dohromady členů? Kdo z nich je po splatnosti napříč pobočkami? Abyste odpověděli, musíte ručně sčítat z několika zdrojů.
• Bolestivé přesuny. Člen se přestěhuje a začne chodit na druhou pobočku. V oddělené evidenci ho zakládáte znovu — historie docházky, plateb i pásků zůstává v té staré.
• Nejednotnost. Každá pobočka eviduje jinak: jiné kolonky, jiná pravidla. Při srovnání to nedává smysl a chyby se hledají těžko.

A pak je tu trenér, který učí v pondělí u vás a ve čtvrtek vede skupinu v sousedním klubu. V oddělených systémech potřebuje dva účty a dvoje přihlášení — a stejně nevidí, co potřebuje.

Jeden účet, víc klubů, data oddělená

Řešení není slévat všechno do jedné hromady. Je to spravovat víc klubů z jednoho místa, ale s daty, která zůstávají oddělená — pobočka A nevidí do pobočky B, dokud nechcete.

V praxi to znamená:

• Správa z jednoho přihlášení. Mezi kluby přepnete na jedno kliknutí. Žádné odhlašování, žádná druhá hesla.
• Trenér ve více klubech bez dalších účtů. Jeden člověk, jeden účet, role trenéra tam, kde učí. Načte čárový kód na členské kartě stejně v obou klubech a hned vidí jméno, stav platby i zbývající vstupy.
• Přehled na obou úrovních. Statistiky docházky, vytíženosti lekcí i vývoje členské základny vidíte za celek i za každou pobočku zvlášť — a tyto přehledy máte zdarma.

Jeden účet OSS Time spravuje až pět vlastních klubů a roli trenéra v dalších. Pro většinu rostoucích oddílů to pokryje i ambiciózní plány na pár let dopředu.

Na co myslet při rozšiřování

Než přidáte druhou pobočku, vyřešte tři věci dopředu, ať se k nim nevracíte:

• Přístupy. Kdo vidí co. Hlavní trenér pobočky nepotřebuje nutně do účetnictví celého oddílu. Role nastavte podle skutečné odpovědnosti, ne paušálně.
• Lišící se ceny. Pobočky mívají jiné příspěvky — jiný nájem tělocvičny, jiná skladba lekcí. Platby a barevné statusy (zaplaceno, dochází, po splatnosti) si proto každý klub drží podle svého a upomínky s QR kódem odcházejí neplatičům v každém zvlášť.
• Vlastní rozvrhy a pásky. Karatisté a judisté mají jiný systém graduace. Každý klub si drží svůj systém pásků na míru, s datem udělení a poznámkou u každého stupně.

Rodič tak vyplní online registraci jednou, přijde na kteroukoli pobočku a karta funguje. Vy máte čistou evidenci a hlavně klid, že vám napříč kluby nic neuniká.

Vedete druhou skupinu na vedlejší koleji, nebo o ní teprve uvažujete? Rozjezd více poboček v OSS Time si osaháte v klidu — první měsíc běží zdarma a bez zadávání karty. Členy naimportujeme z Excelu a zaškolení máte v ceně.