Digitalizace sportovního klubu: kde začít a čeho se nebát

Digitalizace klubu není IT projekt, na který si musíte najmout firmu a vyhradit půl roku. Je to série malých kroků, kde každý sám o sobě ušetří čas a každý zvládnete za odpoledne. Začnete u toho, co vás nejvíc pálí, zbytek přidáte, až budete chtít.

Proč to vůbec řešit

Papírová prezenčka a tabulka v Excelu fungují, dokud má klub dvacet členů a jednoho trenéra. Pak začnou náklady, které nevidíte na faktuře, ale platíte je každý týden.

• Mizí čas přepisováním. Trenér zaškrtá docházku na papír, večer ji někdo přepíše do tabulky, na konci měsíce z ní někdo počítá příspěvky. Tatáž informace projde třema rukama.
• Vznikají chyby. Rodič zaplatil, ale poznámka se ztratila. Dítě chodí třetí měsíc a nikdo neví, že má prošlé vstupy. Dvě tabulky se rozejdou a vy už nevíte, která platí.
• Chybí přehled. Kolik lidí reálně chodí na úterní lekci? Kolik členů odešlo za půl roku? Bez dat odpovídáte odhadem.

Kde začít, krok po kroku

Nedělejte všechno najednou. Pořadí, které se osvědčilo:

1. Docházka. Nejčastější každodenní úkon, takže největší úspora. Trenér načte čárový kód na členské kartě a zápis je hotový za vteřinu. Zároveň hned vidí jméno člena, stav jeho platby i zbývající vstupy, takže odpadá dohledávání.
2. Platby. Jakmile máte členy v systému, navážete na ně příspěvky. Barevné statusy ukážou, kdo zaplatil, komu platba dochází a kdo je po splatnosti. Potvrzení o platbě i upomínky neplatičům odejdou e-mailem za vás, na konci měsíce data vyexportujete do účetnictví Pohoda.
3. Evidence členů. Online formulář vyplní člen nebo rodič sám a vy máte data rovnou v systému, ne na lístečku v šatně.

Každý krok funguje samostatně. Klidně začněte jen docházkou a měsíce u ní zůstaňte.

Čeho se nebát

Tři obavy slýcháme nejčastěji a žádná z nich neobstojí.

Nemusíte být ajťák. Když umíte poslat e-mail, zvládnete OSS Time.

• „Nejsem na počítače.“ Software běží v prohlížeči i na mobilu, na iOS i Androidu. Trenér má na tatami všechno v telefonu, vy doma v notebooku. Nic se neinstaluje na server.
• „Přesouvat data je hrozba.“ Členy nahrajeme z vašeho Excelu při nastavení. Nepřepisujete ručně řádek po řádku.
• „Nemám na to čas.“ Zaškolení i prvotní nastavení jsou v ceně, online nebo osobně. Nezůstanete na to sami.

A data nejsou nikde ve vzduchu: běží na Google Firebase, na serverech v EU ve Frankfurtu, v souladu s GDPR.

Jeden účet navíc zvládne víc klubů. Spravujete-li jich několik, přepnete mezi nimi na jedno kliknutí, a stejně tak si poskládáte vlastní systém pásků, kde u každého stupně zůstane datum udělení i poznámka.

Jak to vyzkoušet bez rizika

Nejlepší způsob, jak zjistit, jestli vám digitalizace sedne, je zkusit ji na vlastním klubu. První měsíc máte OSS Time zdarma a bez zadávání platební karty, takže když se rozhodnete nepokračovat, není co řešit. Všechny funkce a neomezený počet členů patří do každého plánu, přehledy o docházce a vytíženosti lekcí zůstávají zdarma trvale. Postavte si docházku, nahrajte členy z Excelu a spočítejte si, kolik večerů vám zbude k dobru.